Phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Có rất nhiều người cảm thấy bối rối khi bước vào nhà kho bởi lượng hàng hóa vật tư quá nhiều mà lại không biết chỗ để.

Quản lý kho hàng là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi kỹ thuật cũng như cách sắp xếp tổ chức khoa học, phù hợp nhằm giúp các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho được diễn ra thông suốt. Có rất nhiều người cảm thấy bối rối khi bước vào nhà kho bởi lượng hàng hóa vật tư quá nhiều mà lại không biết chỗ để. Nhân viên quản lý kho cần thành thạo rất nhiều nghiệp vụ từ bố trí, sắp xếp, bảo quản hàng hóa vật tư đến thực hiện các công việc liên quan đến nhập xuất hàng và lên kế hoạch mua hàng.

Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả? 

1. Sắp xếp kho hàng hóa, vật tư một cách khoa học

 Việc sắp xếp hàng hóa đóng một vai trò quan trọng giúp quá trình tìm kiếm, vận chuyển cũng như nhập xuất hàng hóa trong kho được tiến hành một cách nhanh gọn hơn đồng thời đảm bảo cho hoạt động kiểm soát tra xuất hàng hóa thuận tiện hơn.

Không những vậy, việc sắp xếp hàng hóa khoa học cũng góp phần vào việc tiết kiệm diện tích kho bãi. Chính vì vậy, công việc đầu tiên của một nhân viên quản lý kho chính là học cách sắp xếp bố trí hàng hóa và lập sơ đồ kho một cách khoa học.

Sắp xếp kho hàng khoa học là công tác quan trọng trong quản lý kho hàng

2. Kiểm kê kho hàng theo định kỳ

Việc kiểm tra, kiểm kê kho định kỳ nhằm xác định số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với sổ sách, hồ sơ hàng hóa; xác nhận chất lượng của hàng hóa. Đây cũng là hoạt động quan trọng đảm bảo cho việc luân chuyển liên tục của hàng hóa, tránh tình trạng hao mòn hay giảm giá trị sử dụng. Đảm bảo sắp xếp và kiểm kê kho là 2 yếu tố đầu tiên trong phương pháp quản lý kho hiệu quả.

3. Đảm bảo quy trình xuất, nhập, tồn kho rõ ràng, chi tiết và khoa học

Quy trình xuất nhập tồn kho khoa học và rõ ràng đóng vai trò chính trong việc vận hành công tác quản lý xuất nhập kho.

Đối với hoạt động nhập hàng vào kho: ai là người đề nghị mua hàng, ai là người kiểm tra, ai phê duyệt, ai thực hiện việc mua hàng, ai chịu trách nhiệm nhập hàng vào kho và ai là người hạch toán ghi sổ.

Đối với hoạt động xuất kho: ai là người đề nghị xuất hàng, ai kiểm tra, ai phê duyệt, ai là người xuất kho, ai chịu trách nhiệm giao hàng và công việc hạch toán trên sổ sách sẽ do ai đảm nhiệm?

4. Quản lý và theo dõi cẩn thận, thường xuyên

Việc quản lý các danh mục hàng hóa, nắm bắt được tình trạng hàng hóa giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng tồn kho dẫn đến lãng phí, hao mòn hàng hóa cũng như tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ lý do. Điều này cũng giúp cho việc đảm bảo một lượng vừa đủ hàng hóa vật tư được lưu trữ bảo quản trong kho và luân chuyển kịp thời. 

Việc quản lý kho bằng các phương pháp thủ công là rất kho đối với các doanh nghiệp mà số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu trong kho lớn, nhiều chủng loại. Nếu sử dụng các công cụ này, doanh nghiệp không thể nào đảm bảo được sự chính xác, chi tiết và tỉ mỉ trong việc quản lý kho hàng cũng như đánh giá tình trạng đáp ứng của hàng hóa.

Thường xuyên kiểm kê để theo dõi tình trạng kho hàng

Một phần mềm quản lý kho đơn giản, chuyên nghiệp là sự lựa chọn tối ưu trong trường hợp này. Phần mềm sẽ hỗ trợ công tác quản lý kho, quản lý hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại, nhóm, danh mục, đơn vị, thuộc tính,…cũng như hỗ trợ việc phân tích, thống kê và tính toán khả năng đáp ứng của kho hàng đồng thời giải quyết các yêu cầu nhập, xuất hàng liên tục với số lượng lớn, đảm bảo cho hoạt động của toàn bộ các bộ phận liên quan được trơn tru, hiệu quả.

5. Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự quản lý kho

Một quy trình quản lý kho hàng, kho vật tư, nguyên liệu hoàn hảo cũng như một phần mềm hỗ trợ chuyên dụng cho quản lý kho là chưa đủ. Lý do chính con người là nhân tố chính sử dụng và quyết định những yếu tố đó. Nếu nhân viên quản lý kho, thủ kho thiếu kĩ năng và kinh nghiệm sử dụng phần mềm, chậm chạp, thiếu cẩn thận thì sẽ ảnh hưởng lớn đến quản lý kho hàng, từ đó ảnh hưởng tới hiệu suất của các bộ phận liên quan, gây ra thất thoát hỏng hóc hàng hóa, nhầm lẫn số lượng hàng,..

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân viên quản lý kho hàng chuyên nghiệp, thành thạo những nghiệp vụ chuyên môn như:

- Kĩ năng tổ chức công việc, quản lý nhân sự:

Để công việc đạt được hiệu quả cao, một quản lý kho cần có sự phân công, sắp xếp hợp lý công việc của đội ngũ nhân viên kho. Bên cạnh đó, công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên cũng vô cùng cần thiết để tăng hiệu quả công việc. Ngoài ra, quản lý kho cũng cần biết cách xây dựng và quản lý mã hàng hóa trong kho cùng với những tính cách cẩn thận, tỉ mỉ phù hợp với một người quản lý kho. 

- Ghi chép thông tin, sổ sách trong kho chính xác

Để các hoạt động trong kho nhanh chóng và hiệu quả, không thể bỏ qua khâu ghi chép. Công đoạn này không hề dễ dàng khi mà lượng hàng hóa nhập và xuất kho mỗi ngày là cực kì lớn. Điều này đòi hỏi người quản lý kho phải thông thạo việc xuất nhập hàng hóa, vật tư nguyên liệu, đồng thời thành thạo sử dụng các phần mềm nhằm giám sát chặt chẽ các hoạt động trong kho. Ngoài ra, biết cách sắp xếp vị trí hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho khoa học, hợp lý, đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường trong kho bãi cũng là điều mà một quản lý kho giỏi nên sở hữu

- Kĩ năng mềm đối với quản lý kho

Bất kì một ngành nghề nào, công việc nào cũng đòi hỏi một số kĩ năng mềm nhất định. Đặc biệt, đối với vị trí quản lý, kĩ năng lắng nghe và thấu hiểu các nhân viên cấp dưới là vô cùng quan trọng. Kĩ năng này sẽ giúp tránh khỏi những xung đột và hiềm khích không đáng có giữa các công nhân. Và đương nhiên sẽ không thể thiếu kĩ năng lãnh đạo và kĩ năng lên kế hoạch cho công việc. Một quản lý kho giỏi sẽ hoàn toàn làm chủ được cả kho hàng, tối ưu hóa các hoạt động để việc quản lý kho trở nên hiệu quả hơn.

• SHARE:
;