Plan-Do-Check-Action: 4 bước trong phương pháp làm việc hiệu quả PDCA

PDCA là gì? Chu trình PDCA là một trong những phương pháp quản lý đơn giản và dễ dàng nhất để kiểm soát quy trình và cải tiến liên tục. Mô hình này được phát triển bởi Tiến sĩ Edward Deming vào năm 1950 dựa trên các ý tưởng của Walter Andrew Shewhart đề cập năm 1939.

Khái niệm mô hình PDCA là như thế nào?

Chu trình PDCA bao gồm các yếu tố: “P” (Plan) là việc lập kế hoạch, “D” (Do) là thực hiện các kế hoạch đã đề ra, “C” (Check) có nghĩa là kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch và cuối cùng “A” (Act) là thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp để sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh này và thực hiện lại chu trình PDCA mới.

PDCA là mô hình giúp kiểm soát và cải tiến quy trình thực hiện mục tiêu

Qua đó chúng ta có khái niệm về PDCA như sau: PDCA là một vòng chu trình thực hiện việc theo dõi, thay đổi công việc hay các mục tiêu đề ra và cứ thế lập đi lập lại chu trình thay đổi này, từ đó dẫn đến những cải tiến liên tục trong quá trình được đưa vào áp dụng.

Với mô hình này bạn có thể quản lý những vị trí làm việc như nhân viên kinh doanh, nhân viên kế toán, nhân viên marketing một cách dễ dàng mà không gặp bất kỳ vấn đề gì.

Một ví dụ để giúp các bạn hiểu rõ về chu trình này như sau: Bạn dự định cuối năm nay sẽ đi du lịch Thái Lan và bạn cần ít nhất là 10 triệu để thực hiện chiến đi này và bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:

(1) Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng sẽ tiết kiệm 2 triệu đồng, và để làm điều đó bạn sẽ nhận thêm việc làm thêm và giảm chi phí ăn vặt trong từng tháng

(2) Bạn bắt đầu nhận việc làm thêm tại nhà và hạn chế đi ăn uống cùng bạn bè

(3) Sau một tháng thực hiện và bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiết tiết kiệm được 1.5 triệu, mặc dù bạn giảm chi phí ăn vặt, nhưng mua sắm vẫn tốn của bạn một mớ tiền

(4) Sạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước (1) để đạt được 2 triệu tiền tiết kiệm mỗi tháng, ngoài làm thêm và hạn chế chi tiêu cho ăn uống thì bạn cũng phải giảm chi tiêu mua sắm

Cứ thế mà thực hiện tiếp bước (2), (3), (4) và cứ lập lại như vậy cho đến khi bạn hoàn thành được mục tiêu đề ra

Chu trình PDCA bao gồm: Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra và Hành động

Ngoài việc hiểu về khái niệm PDCA là gì? Bạn cũng cần biết về cách hoạt động trong từng giai đoạn của chu trình này ra sau.

“P” (Plan) – Lập kế hoạch:

– Thiết lập các mục tiêu và mục đích mà bạn muốn cải thiện hoặc phát triển

– Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông tin rõ ràng, cụ thể

– Thành lập nhóm thực hiện và đặt thời hạn hoàn thành

– Ghi lại các dữ liệu dự kiến sử dụng trong quá trình thực hiện

– Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn… để làm nền tảng cho bước thực hiện phía sau

“D” (Do) – Thực hiện:

– Bám sát thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra

– Cập nhật thường xuyên tiến độ công việc

– Tuyệt đối tuân theo lịch trình công việc đã đề ra, ghi lại các vấn đề xuất phát trong quá trình làm việc

“C” (Check) – Kiểm tra:

– Sau thời gian thực hiện cần kiểm tra kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không

– Ghi lại tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện như các thay đổi, sai sót, các khó khăn, thách thức… tác động và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện

– Xác định các nguyên nhân sâu xa của vấn đề

“A” (Act) – Hành động:

– Tiến hành sửa lỗi

– Xác định các biện pháp phòng tránh cho các vấn đề phát sinh

– Lặp lại các bước P-D-C-A với các kế hoạch mới cho đến khi đạt được mục tiêu chính được đề ra

PDCA là chu trình lập lại các bước P-D-C-A cho đến khi đạt được mục tiêu đã đề ra

Nhìn chung, chu trình PDCA là một mô hình giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức trong qua các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động. Hi vọng với những chia sẽ trên, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì và từ đó có thể lập mô hình PDCA để kiểm soát và cải thiện quá trình chinh mục các mục tiêu mà mình đề ra các bạn nhé!

• SHARE:
;